Der Ablauf von spezifischen Vor-Ort-Besuchen unterscheidet sich in wesentlichen Punkten von den regulären stichprobenartigen Überprüfungen. Die ÖQMED hat diese Vor-Ort-Besuche ausschließlich aufgrund begründeter Anregungen folgender Stellen durchzuführen:

• Österreichische Ärztekammer
• Landesärztekammern
• Sozialversicherungsträger
• Dachverband der Sozialversicherungsträger
• VertreterInnen von PatientInneninteressen sowie
• Örtlich zuständiger Gesundheitsbehörden (Magistratsabteilungen/Bezirkshauptmannschaften)

Wie erfolgt die Terminkoordination?

Die Terminkoordination erfolgt seitens der ÖQMED. Wenn es der Grund für die Anregung notwendig macht, erfolgt die Überprüfung auch unangekündigt. Ansonsten werden die zu überprüfenden Ärztinnen und Ärzte schriftlich über den Termin der spezifischen Ordinationsüberprüfung in Kenntnis gesetzt.

Eine spezifische Überprüfung findet unangekündigt statt, sofern zu befürchten ist, dass der Anregungsgrund durch die Ankündigung nicht nachvollzogen bzw. dies verhindert werden könnte. Gründe, die eine unangekündigte Begehung rechtfertigen, sind solche, die eine mögliche Gefahr für die Patientensicherheit darstellen können, z.B. Hygienemissstände aber auch der Verdacht auf Rausch- und Suchtmittelgebrauch, die nicht ordnungsgemäße Entsorgung von kontaminierten medizinischen Einmalprodukten usw.

Unangekündigte Überprüfungen können nur innerhalb der Ordinationszeiten durchgeführt werden. Zumeist sind Patientinnen und Patienten anwesend. Um den Ordinationsbetrieb nicht unnötig zu stören, werden diese Besuche daher möglichst kurz gehalten und auf den Anregungsgrund sowie einige Kriterien der QS-VO beschränkt, die unmittelbaren Einfluss auf die Patientensicherheit haben (Hygiene, Notfallmanagement, Brandschutz). Die vollständige Überprüfung wird zu einem separaten Termin angekündigt durchgeführt.

Was wird geprüft und wer nimmt teil?

Im Zuge der Begehung werden durch die ärztlichen Qualitätssicherungsbeauftragten einerseits die Erfüllung der Qualitätskriterien überprüft , die im Rahmen der Selbstevaluierung abgefragt werden und andererseits besonderes Augenmerk auf den Anregungsgrund gelegt.

Über spezifische Überprüfungen werden auch die jeweiligen Vertretungen von Patienteninteressen informiert, da sie berechtigt sind, an der Überprüfung teilzunehmen. Um das folgende Verfahren zu beschleunigen, sind meist auch Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter der ÖQMED anwesend. Im Anlassfall sind zudem Vertreterinnen und Vertreter der jeweiligen Landesärztekammer sowie der zuständigen Gesundheitsbehörde zugegen.

Was passiert mit den Ergebnissen von spezifischen Besuchen?

Nach absolvierter Begehung wird von der ÖQMED eine Abschrift des während der Überprüfung angefertigten Protokolls erstellt. Dabei besteht das Recht, innerhalb von 14 Tagen eine Stellungnahme gegenüber der ÖQMED abzugeben. Sollten im Rahmen der Begehung Mängel festgestellt worden sein, so wird nach Ablauf der Frist zur Abgabe einer Stellungnahme einen Mängelbehebungsauftrag erstellt, welcher genaue Anweisungen enthält, wie die jeweiligen Mängel zu beheben sind und in welcher Form die Behebung der ÖQMED gegenüber nachgewiesen werden muss.

Sollte Gefahr in Verzug festgestellt werden, erfolgt unmittelbar eine diesbezügliche Information unter anderem an die zuständige Bezirksverwaltungsbehörde, damit durch diese die notwendigen weiteren Schritte gesetzt werden können.

Da sich der gesetzliche Auftrag der ÖQMED allein auf die Einhaltung der Qualitätssicherungs-Verordnung bezieht, wird In Fällen, die außerhalb dessen liegen, ein entsprechend umfassender und möglichst objektiver Bericht über die Gesamtsituation erstellt und dieser an die zu-ständigen Behörden (z.B. Bezirkshauptmannschaften, Amtsärzte, Österreichische Ärztekammer etc.) weitergeleitet.

Die Selbstevaluierung ist verpflichtend durchzuführen. Bei ungerechtfertigtem Fristversäumnis ist die ÖQMED verpflichtet, eine Nachfrist zu setzen und zeitgleich einen Ordinationsbesuch für den Fall eines wiederholten Firstversäumnisses anzukündigen.

Die zu überprüfenden Ärztinnen und Ärzte werden schriftlich darüber in Kenntnis gesetzt, dass sich  ärztliche Qualitätssicherungsbeauftragte der ÖQMED zwecks Terminvereinbarung zur Ordinationsüberprüfung melden werden. Zudem wird eine Checkliste zur Vorbereitungauf den Besuch verschickt. Im Zuge der Begehung werden durch die ärztlichen Qualitätssicherungsbeauftragten die Erfüllung der Qualitätskriterien, die im Rahmen der Selbstevaluierung zu beantworten gewesen wären, überprüft.